На основании авансового отчета работники отчитываются за потраченные на хозяйственные нужды денежные средства компании.
Деньги под отчет могут быть выданы только сфизическим лицам, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Также, составлять авансовые отчеты вправе работники, работающие по гражданско-правовым договорам, согласно письму Банка РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859. В данном случае, они приравниваются к работникам компании.
Возмещение денежных средств по подотчету
Деньги в подотчет выдаются на основании письменного заявления сотрудника - из кассы или перечилением на карту с расчетного счета. При выдаче денежных средств из кассы, выписывается расходный кассовый ордер. Возмещение денежных средств по авансовому отчету происходит после его проверки и утверждения руководителем.
Возмещение денежных средств по подотчету возможно тогда, когда все документы оформлены правильно и содержат все необходимые реквизиты.
К авансовому отчету прикладываются:
- Чеки, при покупке за наличный расчет
- Товарные накладные и счета фактуры
- Бланки строгой отчетности (БСО)
Возмещение потраченных денежных средств директору по авансовому отчету
Часто бывают ситуации, когда директору необходимо возместить уже потраченные денежные средства. Для этого следует написать заявление на возмещение денежных средств на имя руководителя, к которому будут приложены все платежные документы, кассовые чеки и прочие первичные документы, подтверждающие покупку и оплату товара. Каждый из документов должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:
- наименование документа
- дата составления документа
- наименование экономического субъекта, составившего документ
- содержание факта хозяйственной жизни
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, основание: Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
Когда нельзя возмещать денежные средства подотчетному лицу
- Если документы оформлены с нарушениями
- Если отсутствуют подписи, печати
- Когда в качестве подтверждающих документов представлен только счет на оплату
- Когда нет возможности идентифицировать поставщика: нет подписей, стоит печать, не содержащая ИНН поставщика, в этом случае нет возможности определить, у кого куплен товар
- При применении УСН, следует учесть, что список расходов является закрытым, и все затраты по авансовому отчету должны строго соответствовать расходам по УСН, закрепленным в НК РФ.
Закажите ведение бухгалтерского учета в Санкт-Петербурге, это позволит Вам значительно сэкономить на налогах, и не думая о бухгалтерии, заниматься развитием бизнеса.