Все организации, малый и средний бизнес, индивидуальные предприниматели с работниками в штате, ведут кадровый учет.
Кадровый учет – это документальное оформление работника с момента приема в компанию и до момента увольнения, включает в себя оформление приказов по приему на работу, кадровые перемещения, ведение трудовых книжек, оформление отпусков, декретных, приказов на увольнение и прочих кадровых документов.
Обязательные кадровые документы
К кадровым документам можно отнести множество различных обязательных документов, некоторые из которых хранятся до 75 лет.
- Кадровые приказы, приказы на премирование, приказы на ежегодный или неоплачиваемый отпуск
- Журнал кадровых приказов
- Штатное расписание
- Документы, регламентирующие оплату труда
- Личные карточки Т-2
- Журнал учета командировок
- Трудовые книжки
- Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
- Трудовые договора
- Положение о защите персональных данных
Способы организации кадрового учета
Существует несколько вариантов, как организовать кадровый учет в компании:
- в штатное расписание ввести отдел кадров или кадровую единицу
- доверить ведение кадров специалисту, хорошо выполняющему свою работу
- попросить знакомого бухгалтера помочь с кадровыми документами
- заказать кадровый аутсорсинг у профессиональной компании
Каждый из предложенных нами пунктов имеет свои плюсы и минусы, давайте рассмотрим их более подробно.
Создание отдела кадров
Конечно, огромным преимуществом будет являться то, что специалист, как правило, имеет опыт работы. В этом случае компания будет защищена в плане правильно оформленных кадровых документов.
Недостатком в создании отдела кадров является немалая финансовая нагрузка на компанию, включающая в себя начисление и выплату страховых взносов.
Доверить кадровую работу непрофильному специалисту
Преимуществом данного решения будет всего лишь денежная экономия на заработной плате и экономия на рабочем месте.
Недостатком могут стать ошибки, которые на первый взгляд не видны, но которые могут быть выявлены даже спустя длительный период времени. Как правило, ждать каких-то результатов качественно выполненной работы от специалистов с непрофильным образованием нет смысла.
Кадровый учет от знакомого бухгалтера
Преимущества – Вы доверяете человеку, которого знаете. Бухгалтер достаточно хорошо владеет информацией, отслеживает своевременно законодательство, умеет находить актуальную и нужную информацию и хорошо разбирается в программах. Кадровый учет в этом случае возможен.
Минус – бухгалтер занят обычно на другой работе, или выполняет свои профессиональные обязанности. Будет ли время у Вашего бухгалтера для выполнения дополнительных кадровых задач? Затраты на дополнительные выплаты в качестве заработной платы требуют и дополнительных расходов на страховые взносы.